Berekening BTW privégebruik zakelijke auto gewijzigd per 1 juli 2011

Dit is een belangrijk bericht voor degenen die in een ‘auto van de zaak’ rijden, een auto dus die op de balans van je onderneming is opgenomen. Van deze auto worden alle kosten als zakelijke kosten aangemerkt en de btw van deze kosten mag je terugvragen. Voor het privé gebruik van deze auto (mits je meer dan 500 km per jaar privé rijdt) moet je echter weer btw afdragen. Met ingang van 1 juli 2011 zijn de regels voor de berekening van deze afdracht inzake het privégebruik gewijzigd.
lees verder

Tot en met 30 juni 2011 werkte dit als volgt: de btw voor het privé gebruik was 12% btw over een bepaald percentage van de waarde van de auto.  Auto’s ouder dan 15 jaar? 35% van de economische waarde. Auto jonger dan 15 jaar? 25% van de cataloguswaarde (nieuwwaarde in het jaar van aankoop). Zuinige auto? 20% van de cataloguswaarde. Zeer zuinige auto? 14%. Auto zonder co2 uitstoot? 0%.

De af te dragen btw was dan: 12% van 35% van de economische waarde, of van 25%/14%/0% van de cataloguswaarde, al naar gelang dus wat voor soort auto je hebt, en hoe oud die is.

Vanaf 1 juli jl. is dit veranderd, enigszins vereenvoudigd. Vanaf die datum betaal je in eerste instantie btw over het werkelijke privégebruik, en wel 19%. Om dit privégebruik te bepalen moet je een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Met behulp van deze kilometeradministratie kun je dan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privé gebruik.  Voorbeeld: de totale autokosten inclusief de afschrijving van de auto bedragen € 3.000, en de privé kilometers zijn 20% van het totaal aantal gereden kilometers. € 3.000 x 20% = € 600 privé. Hier 19% over rekenen, en voilà, je hebt je btw privé gebruik, in dit geval dus € 114.

Let op!

Woon-werkverkeer geldt als privégebruik! Dit geldt zowel voor de ondernemer als zijn personeel.

Wil je geen kilometeradministratie bijhouden? Dan mag je er ook voor kiezen om de btw van het privégebruik vast te stellen op 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.

Voorbeeld:
Je hebt een auto gekocht met een catalogusprijs van € 25.000, inclusief btw en bpm. Je hebt de btw van deze auto volledig afgetrokken. Je gebruikt de auto ook privé, maar je hebt geen sluitende kilometeradministratie. Voor het privégebruik moet je dan 2,7% x € 25.000 = € 675 btw betalen. Je betaalt deze btw bij de laatste aangifte van het jaar. Voor het jaar 2011 pas je deze regeling toe over de periode 1 juli tot en met 31 december. Dat komt neer op de helft van € 675 = ca. € 340.
De btw voor de periode 1 januari tot en met 30 juni berekent u op basis van de oude regels, zoals hierboven uitgelegd, namelijk (bij 25% bijtelling, wat het meeste voorkomt): 25.000 * 25% * 12% * ½ (jaar) = € 375.

Bij het opmaken van de jaarrekening over 2011 zullen wij uiteraard checken of je de regels goed hebt toegepast, en indien nodig een correctie aanbrengen door middel van een suppletie aangifte.

Berekening terug te vragen BTW van zakelijk gebruikte privé auto ook gewijzigd

Ten gevolge van de eerder beschreven wijziging in de berekening van de BTW over het privégebruik van een auto van de zaak is ook de berekening van de terug te vragen BTW van de kosten van een zakelijk gebruikte privé auto veranderd: dit mag voortaan alleen nog op basis van het werkelijke privé gebruik. Hiervoor is dan een sluitende kilometeradministratie nodig, waarmee de verhouding privé vs. zakelijke kilometers bepaald kan worden. De BTW op de kosten mag dan naar rato terug gevraagd worden.

Als er geen kilometeradministratie is, kan er ook geen btw meer terug gevraagd worden. Tot 1 juli 2011 mocht je nog 75% van de btw van de autokosten terug vragen.

Actie: hou vanaf nu – naast de bonnen/facturen van de autokosten - een sluitende kilometeradministratie bij als je BTW op de kosten terug wilt vragen.
zie hier voor de eisen waaraan een kilometeradministratie moet voldoen

 Wettelijke eisen kilometeradministratie
De wet eist dat in de kilometeradministratie ten minste de volgende gegevens worden vermeld:
• merk, type en kenteken van de auto;
• periode van de gebruik van de auto;
• per afzonderlijke rit: (1) de datum, (2) de begin- en eindstand van de kilometerteller, (3) begin- en eindadres, (4) de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en (5) het karakter van de rit (zakelijk of privé)

Controle kilometeradministratie
De juistheid van de kilometeradministratie kan bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de kilometeradministratie en deze informatie samen te bewaren. De Belastingdienst kan u hierom vragen.

Kilometeradministratie en black-box systeem
Voor een goede kilometeradministratie kunnen ook black-box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de kilometeradministratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage van een dergelijke kilometeradministratie die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de black-box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen voor een kilometeradministratie omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd. Maar met een geautomatiseerde kilometeradministratie ben je er nog niet als het gaat om een sluitend bewijs.