Ten gevolge van de eerder beschreven wijziging in de berekening van de BTW over het privégebruik van een auto van de zaak is ook de berekening van de terug te vragen BTW van de kosten van een zakelijk gebruikte privé auto veranderd: dit mag voortaan alleen nog op basis van het werkelijke privé gebruik. Hiervoor is dan een sluitende kilometeradministratie nodig, waarmee de verhouding privé vs. zakelijke kilometers bepaald kan worden. De BTW op de kosten mag dan naar rato terug gevraagd worden.

Als er geen kilometeradministratie is, kan er ook geen btw meer terug gevraagd worden. Tot 1 juli 2011 mocht je nog 75% van de btw van de autokosten terug vragen.

Actie: hou vanaf nu – naast de bonnen/facturen van de autokosten - een sluitende kilometeradministratie bij als je BTW op de kosten terug wilt vragen.
zie hier voor de eisen waaraan een kilometeradministratie moet voldoen

Wettelijke eisen kilometeradministratie
De wet eist dat in de kilometeradministratie ten minste de volgende gegevens worden vermeld:
• merk, type en kenteken van de auto;
• periode van de gebruik van de auto;
• per afzonderlijke rit: (1) de datum, (2) de begin- en eindstand van de kilometerteller, (3) begin- en eindadres, (4) de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en (5) het karakter van de rit (zakelijk of privé)

Controle kilometeradministratie
De juistheid van de kilometeradministratie kan bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de kilometeradministratie en deze informatie samen te bewaren. De Belastingdienst kan u hierom vragen.

Kilometeradministratie en black-box systeem
Voor een goede kilometeradministratie kunnen ook black-box-systemen worden gebruikt. Dit zijn geautomatiseerde registratiesystemen die de kilometeradministratie ondersteunen. Ze leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rapportage van een dergelijke kilometeradministratie die op deze vastleggingen is gebaseerd elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de black-box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen voor een kilometeradministratie omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd. Maar met een geautomatiseerde kilometeradministratie ben je er nog niet als het gaat om een sluitend bewijs.